PROTECCIÓN DE DATOS
POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DATOS PERSONALES –
JARDINEROS LTDA
1. INTRODUCCIÓN
JARDINEROS SAS es una sociedad por acciones simplificada identificada con el NIT 860.507.669-4, con domicilio en la ciudad de Bogotá, con sucursal principal en la Cra. 9 No. 60–39. Su objeto social principal consiste en la producción y comercialización de plantas ornamentales, el diseño y ejecución de proyectos paisajísticos, y el mantenimiento de prados, jardines e infraestructura verde.
Con base en las disposiciones contenidas en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, JARDINEROS SAS ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual fue actualizada en la versión 2.0 para reflejar la normativa vigente.
JARDINEROS SAS es una sociedad por acciones simplificada identificada con el NIT 860.507.669-4, con domicilio en la ciudad de Bogotá, con sucursal principal en la Cra. 9 No. 60–39. Su objeto social principal consiste en la producción y comercialización de plantas ornamentales, el diseño y ejecución de proyectos paisajísticos, y el mantenimiento de prados, jardines e infraestructura verde.
Con base en las disposiciones contenidas en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, JARDINEROS SAS ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual fue actualizada en la versión 2.0 para reflejar la normativa vigente.
2. OBJETIVO
La presente Política tiene por objeto establecer los principios, términos y condiciones bajo los cuales JARDINEROS SAS recolecta, almacena, usa, circula, transfiere y suprime los datos personales suministrados por sus empleados, clientes, proveedores y demás terceros en el desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.
3. MARCO LEGAL
La presente Política se fundamenta en el siguiente marco normativo:
• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al habeas data).
• Ley 1266 de 2008 – Regula el habeas data financiero y la información financiera, crediticia y comercial.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Regula la protección de datos personales en Colombia, conforme a la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
• Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, que compila el Decreto 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 090 de 2018 – Modifica el Decreto 1074 de 2015 en materia del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), estableciendo los sujetos obligados a inscribir sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Decreto 090 de 2018 – Modifica el Decreto 1074 de 2015 en materia del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), estableciendo los sujetos obligados a inscribir sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, aplicable a los tiempos de retención documental.
• Ley 527 de 1999 – Ley de Comercio Electrónico, aplicable cuando las comunicaciones comerciales o el tratamiento de datos de prospectos se realicen por medios electrónicos, exigiendo mecanismos de revocación del consentimiento y cancelación de suscripciones.
• Artículo 26 del Código Sustantivo del Trabajo – Prohíbe que durante los procesos de selección y contratación laboral se exija o utilice información que implique discriminación por razones de raza, sexo, edad, religión, estado civil u origen, aplicable al tratamiento de datos de aspirantes y hojas de vida.
• Guía de Tratamiento de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia de la SIC – Documento interpretativo de la Superintendencia de Industria y Comercio que define las obligaciones aplicables al tratamiento de imágenes como datos biométricos sensibles, incluyendo el mecanismo de autorización mediante aviso visible en puntos de acceso.
• Demás normas que complementen, desarrollen, modifiquen o sustituyan las anteriores.
Nota: La información financiera, crediticia y comercial se tratará conforme a la Ley 1266 de 2008. La demás información personal se tratará conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
4. ALCANCE
Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por parte de JARDINEROS SAS, independientemente del medio en que se encuentren almacenados.
Están obligados a cumplir íntegramente esta Política: todos los funcionarios, contratistas, proveedores, asesores y consultores de JARDINEROS SAS que, en desarrollo de sus funciones, tengan alguna responsabilidad respecto del tratamiento de datos personales.
5. PRINCIPIOS GENERALES
JARDINEROS SAS aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012:
a) Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones vigentes que rigen la materia.
b) Principio de libertad: Los datos solo podrán recolectarse y tratarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal, estatutario o judicial.
c) Principio de finalidad: El tratamiento de datos atenderá una finalidad legítima informada al Titular, en virtud de la relación jurídica que lo origina.
d) Principio de veracidad o calidad: La información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: Se garantizará al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios masivos, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: Los datos serán objeto de protección mediante medidas técnicas y administrativas razonables, orientadas a evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Las personas que administren o accedan a datos personales en el ejercicio de sus funciones deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación laboral o contractual.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Responsable del Tratamiento de datos personales es JARDINEROS SAS, con la siguiente información de contacto:
h) Principio de confidencialidad: Las personas que administren o accedan a datos personales en el ejercicio de sus funciones deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación laboral o contractual.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Responsable del Tratamiento de datos personales es JARDINEROS SAS, con la siguiente información de contacto:
• Razón social: JARDINEROS SAS
• NIT: 860.507.669-4
• Domicilio: Cra. 9 No. 60–39, Bogotá D.C.
• Teléfono: PBX 7434350
• Correo electrónico: jardineros@jardineros.com.co
Los Titulares podrán ejercer ante JARDINEROS SAS sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento, a través de los canales indicados en la sección 14 de esta Política.
7. RECOLECCIÓN Y AUTORIZACIÓN
JARDINEROS SAS recolectará únicamente los datos personales necesarios para el desarrollo de su objeto social. Para ello solicitará al Titular, de manera previa, la autorización correspondiente, utilizando formatos físicos o electrónicos diseñados para tal fin.
Al momento de solicitar la autorización, se informará al Titular de forma clara y expresa:
• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta, cuando se trate de datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección y teléfono del Responsable del Tratamiento.
JARDINEROS SAS conservará prueba de la autorización otorgada y entregará copia al Titular cuando este la solicite.
8. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales serán recolectados, almacenados, procesados y utilizados de conformidad con el vínculo contractual establecido, en las siguientes bases de datos:
8.1 Base de Datos de Clientes
Contiene información de clientes de la Compañía, incluyendo razón social, persona de contacto, dirección, teléfono, correo electrónico, información bancaria y RUT, entre otros. Esta información es utilizada para:
• Evaluar la capacidad financiera y de pago de los clientes.
• Gestionar la relación comercial y ejecutar compromisos contractuales.
• Enviar información de productos, servicios, boletines, promociones y comunicaciones comerciales de la Compañía.
Contiene información de clientes de la Compañía, incluyendo razón social, persona de contacto, dirección, teléfono, correo electrónico, información bancaria y RUT, entre otros. Esta información es utilizada para:
• Evaluar la capacidad financiera y de pago de los clientes.
• Gestionar la relación comercial y ejecutar compromisos contractuales.
• Enviar información de productos, servicios, boletines, promociones y comunicaciones comerciales de la Compañía.
8.2 Base de Datos de Proveedores
Contiene información de proveedores de la Compañía, incluyendo razón social, persona de contacto, dirección, teléfono, correo electrónico, información bancaria y RUT, entre otros. Esta información es utilizada para:
• Evaluar la capacidad financiera y de cumplimiento de los proveedores.
• Gestionar la relación comercial y los procesos de compra y pago.
8.3 Base de Datos de Empleados
Contiene información de empleados de JARDINEROS SAS, incluyendo dirección, teléfono, historia laboral, datos de familia, cuenta bancaria, entre otros. Esta información es utilizada para:
• Gestionar los procesos de vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral.
• Cumplir las obligaciones legales en materia laboral, de seguridad social y parafiscal.
La información de personas que dejaron de tener la calidad de empleados se conservará por los términos exigidos por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y demás normas aplicables. Cualquier uso diferente al señalado requerirá autorización previa del Titular.
8.4 Base de Datos de Aspirantes y Hojas de Vida
Contiene información de personas naturales que han postulado a vacantes de JARDINEROS SAS o han enviado su hoja de vida de forma espontánea. Incluye, entre otros datos:
• Nombre completo, número de identificación y datos de contacto.
• Formación académica, experiencia laboral e historial profesional.
• Referencias personales y laborales.
• Expectativas salariales.
• Fotografía, cuando sea suministrada voluntariamente por el aspirante (dato biométrico de naturaleza sensible).
Esta información se utiliza exclusivamente para:
• Evaluar la idoneidad de los candidatos en los procesos de selección vigentes.
• Considerar al aspirante en futuros procesos de selección, con su autorización expresa.
Marco legal específico: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 (régimen general de datos personales). Adicionalmente, el artículo 26 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe que durante los procesos de selección se exija o se use información que implique discriminación por razones de raza, sexo, edad, religión, estado civil u origen. Cuando el aspirante suministre fotografía, se tratará como dato sensible con las garantías previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
Tiempo de conservación: Las hojas de vida de aspirantes no seleccionados se conservarán por un período de dos (2) años contados desde su recepción, para efectos de futuros procesos de selección, siempre que el aspirante haya autorizado expresamente dicha conservación. En caso contrario, serán suprimidas una vez concluido el proceso de selección para el cual fueron remitidas.
8.5 Base de Datos de Videovigilancia
Contiene imágenes y/o grabaciones de video obtenidas a través de los sistemas de cámaras de seguridad instalados en las instalaciones de JARDINEROS SAS. Incluye:
• Imágenes faciales y corporales de personas que ingresan, permanecen o transitan por las instalaciones de la Compañía (dato biométrico de naturaleza sensible).
• Registro de fecha, hora y ubicación de la captación.
Esta información se utiliza exclusivamente para:
• Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de JARDINEROS SAS.
• Prevenir y disuadir conductas ilícitas al interior de las instalaciones.
• Aportar evidencia ante autoridades judiciales o administrativas, previa solicitud formal.
Marco legal específico: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015. Por tratarse de imágenes faciales, los datos de videovigilancia son considerados datos biométricos y, en consecuencia, datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. En concordancia con la Guía de Tratamiento de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia de la SIC, la autorización del Titular puede obtenerse mediante avisos visibles ubicados en los puntos de acceso a las áreas vigiladas, de conformidad con el artículo 10, literal b) de la Ley 1581 de 2012.
Tiempo de conservación: Las grabaciones se conservarán por un período máximo de treinta (30) días calendario, salvo que exista un proceso judicial, disciplinario o administrativo en curso que requiera su preservación como evidencia, caso en el cual se mantendrán hasta la resolución del proceso.
IMPORTANTE: JARDINEROS SAS instalará avisos informativos visibles en todos los puntos de acceso a áreas videovigiladas, indicando la existencia del sistema, la finalidad del tratamiento y los datos de contacto del Responsable. Ningún sistema de videovigilancia podrá apuntar a áreas de uso exclusivamente privado (baños, vestieres u oficinas privadas).
8.6 Base de Datos de Prospectos Comerciales
Contiene información de personas naturales o de contactos de personas jurídicas que han manifestado interés en los productos y/o servicios de JARDINEROS SAS, o que han sido identificadas como potenciales clientes en el marco de las actividades comerciales de la Compañía. Incluye, entre otros datos:
• Nombre completo y número de identificación (cuando aplique).
• Cargo y empresa a la que pertenece.
• Teléfono, correo electrónico y dirección.
• Información sobre el interés comercial expresado o identificado.
Esta información se utiliza exclusivamente para:
• Establecer contacto comercial y presentar los productos y servicios de la Compañía.
• Enviar información, catálogos, cotizaciones, boletines y comunicaciones comerciales de JARDINEROS SAS.
• Realizar seguimiento a procesos de negociación o propuestas comerciales en curso.
Marco legal específico: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015. El tratamiento de datos de prospectos requiere autorización previa, expresa e informada del Titular. Cuando las comunicaciones comerciales se realicen por medios electrónicos (correo electrónico, mensajes de texto), aplica adicionalmente la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, debiendo garantizarse al Titular la posibilidad de revocar el consentimiento y cancelar su suscripción en cualquier momento.
Tiempo de conservación: Los datos se conservarán mientras el prospecto mantenga activa su autorización para recibir comunicaciones comerciales o hasta que solicite su supresión. En todo caso, si no se concreta ninguna relación comercial dentro de los tres (3) años siguientes a la recolección de los datos, estos serán suprimidos de forma automática.
9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de la información comprende la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de datos personales, de conformidad con la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
En desarrollo de lo anterior, JARDINEROS SAS podrá:
• Administrar los datos recolectados en bases de datos según la organización que estime conveniente.
• Verificar, corroborar y validar la información suministrada por los Titulares con fuentes de información legítimas.
• Consultar información de los Titulares almacenada en centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, legítimamente constituidas.
• Compartir la información con su matriz, empresas vinculadas y aliados de negocio, en el marco de acuerdos de confidencialidad, para el desarrollo de su objeto social.
• Suministrar datos personales a entidades judiciales, administrativas o de control, previa solicitud formal de las mismas.
• Permitir el acceso a datos personales por parte de revisores fiscales en el marco de auditorías externas, quienes están obligados legalmente a mantener su confidencialidad.
La transferencia de información a terceros se realizará mediante acuerdos de confidencialidad que protejan la reserva de la información y garanticen el cumplimiento de esta Política. La información recolectada se conservará por el tiempo requerido por la normativa aplicable.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
JARDINEROS SAS adoptará las medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos personales recolectados contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida. Entre las medidas implementadas se encuentran:
• Controles de acceso lógico a los sistemas que contienen datos personales.
• Asignación de perfiles y credenciales de acceso únicamente a los funcionarios responsables de cada base de datos.
• Planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación.
JARDINEROS SAS no será responsable por ataques informáticos u otras acciones de terceros orientadas a vulnerar las medidas de seguridad implementadas, siempre que la Compañía haya adoptado las medidas razonables exigidas por la normativa aplicable.
11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
JARDINEROS SAS no recolecta ni trata datos personales de niños, niñas y adolescentes. En el evento en que, en el futuro, se requiera dicho tratamiento, se garantizará el interés superior del menor y se obtendrá autorización de su representante legal, conforme a la Ley 1581 de 2012.
12. DATOS SENSIBLES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Se incluyen en esta categoría:
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas o filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o partidos políticos.
• Datos relativos a la salud o vida sexual.
• Datos biométricos (huella dactilar, firma, fotografía).
El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, o en los casos exceptuados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Cuando proceda dicho tratamiento, JARDINEROS SAS deberá:
• Informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
• Indicar al Titular cuáles datos son de naturaleza sensible y la finalidad de su tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad o servicio de JARDINEROS SAS podrá condicionarse a que el Titular suministre datos sensibles.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES
Las personas naturales cuyos datos personales sean tratados por JARDINEROS SAS tienen los siguientes derechos, ejercibles en cualquier momento:
a) Derecho de acceso y conocimiento: Conocer los datos personales objeto de tratamiento y solicitar copia de la autorización otorgada.
b) Derecho de actualización y rectificación: Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
c) Derecho de información sobre el uso: Solicitar información sobre el uso que JARDINEROS SAS ha dado a sus datos personales.
d) Derecho de supresión y revocatoria: Solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos, o mientras subsista la relación con JARDINEROS SAS.
e) Derecho de queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos Personales.
f) Acceso gratuito: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que estén siendo objeto de tratamiento.
14. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes medios habilitados por JARDINEROS SAS:
• Comunicación escrita radicada en la Cra. 9 No. 60–39, Bogotá D.C.
• Correo electrónico: jardineros@jardineros.com.co
14.1 Peticiones y Consultas
El Titular podrá solicitar información sobre sus datos personales, prueba de la autorización otorgada o información sobre el uso dado a sus datos. JARDINEROS SAS atenderá las peticiones y consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atender dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, señalando la fecha de atención, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
14.2 Quejas y Reclamos
El Titular podrá solicitar a través de este mecanismo la corrección, actualización o supresión de sus datos, la revocatoria de la autorización, o la subsanación de presuntos incumplimientos a la normativa de protección de datos. La solicitud deberá contener:
• Descripción de los hechos que originan la queja o reclamo.
• Dirección y datos de contacto del solicitante.
• Documentos de soporte que se desee hacer valer.
Si la queja o reclamo se presenta de forma incompleta, JARDINEROS SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las deficiencias. Transcurrido un (1) mes sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, la cual se mantendrá hasta la resolución. El término máximo para atender la queja o reclamo es de quince (15) días hábiles. Cuando no sea posible atender dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, señalando la fecha de atención, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
14.3 Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El Titular deberá agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante JARDINEROS SAS antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
15. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente versión 2.0 de la Política de Tratamiento de Datos Personales fue aprobada y publicada en marzo de 2026 en la página web www.jardineros.com.co, sustituyendo la versión anterior de junio de 2017.
JARDINEROS SAS se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en www.jardineros.com.co, con indicación de la fecha de vigencia de la nueva versión.
La Compañía difundirá esta Política entre sus funcionarios, contratistas, asesores, colaboradores y proveedores que tengan alguna responsabilidad en el tratamiento de datos personales.
